Het online platform About Time, gespreksstarters, een website, een app en een online Condoleance Register, biedt informatie, inspiratie en werkvormen om alle zaken rondom dood, afscheid en nalatenschap bespreekbaar te maken én praktisch te organiseren. Involvit is één van de partners die deze bijzondere website hielp creëren.

Vaak ga je pas over de dood nadenken als je er mee geconfronteerd wordt. Dat gold ook voor Jaromir Gouw (51), de initiatiefnemer van About Time. “In 2020 had ik een gesprek met mijn vader. We zaten nèt in de coronatijd en ik vroeg hem ‘wat als er nu iets met je gebeurt? Hoe wil je dan dat het gaat?’ Hij gaf het antwoord dat veel mensen geven: ‘beslissen jullie maar’. Dat antwoord is onbevredigend, ontdekte Jaromir. Om meer dan één reden: “In de eerste plaats legt zo’n reactie veel druk bij de nabestaanden, die niet weten wat jouw wensen zijn en die zelf misschien verschillende ideeën hebben. En in de tweede plaats ontdekte ik dat ik eigenlijk helemaal niet wist wat er allemaal moet, kan en mag. Dat is verbazend toch? Als je gaat trouwen bereid je je maanden voor, maar voor begraven, wat eigenlijk een veel complexer proces is, gaan we ervan uit dat we dat binnen een paar dagen kunnen regelen, terwijl je op dat moment ook nog eens met heel veel emotie te maken hebt.”

Mike Punte (37), product manager van About Time, herkent het verhaal: “Ik ben nog jong, en ik merk dat ik zelf en mijn directe omgeving, vaak helemaal niet stilsta bij de dood, terwijl het wél relevant is. Ik ben de oudste van drie, en als mijn ouders straks komen te overlijden, dan ben ik waarschijnlijk degene die het regelwerk moet gaan doen. Nu pas heb ik gezien wat dat precies betekent, wat er allemaal op je af komt. Daar kun je alle hulp bij gebruiken. Ik vind dit dus een geweldig project en toen Jaromir mij erbij vroeg heb ik meteen ja gezegd.”

Want het gebeuren rond zijn ouders zette Jaromir aan het denken: “Door mijn eigen ervaring én het nodige onderzoek werd me duidelijk dat er een enorme drempel is om het gesprek over dit onderwerp aan te gaan. Er bleek ook veel onwetendheid te zijn over waar je allemaal aan moet denken. En als je dat wel weet, erover nagedacht hebt, dan is er nog de vraag; hoe draag je die kennis over aan je toekomstige nabestaanden?” Een digitaal onderzoek leverde informatie op, maar veel daarvan was gefragmenteerd. 

En zo ontstond het idee voor About Time, één (grotendeels) digitaal platform waarop alle informatie te vinden is: gespreksstarters om het onderwerp bespreekbaar te maken, informatie en inspiratie over de mogelijkheden en tenslotte een app waarop je al je wensen kunt kenbaar maken en delen met vertrouwelingen. Uiteraard kon hij dat niet alleen: circa 45 mensen hebben een rol gespeeld bij de totstandkoming van About Time, zoals technici, uitvaartconsulenten, contentmakers en andere specialisten

“Het begint allemaal met het gesprek aangaan”, aldus Jaromir. “Daarom hebben we gesprekskaarten ontwikkeld met vragen rondom vier verschillende thema’s. De vragen kunnen zowel praktisch als wat meer filosofisch zijn. “Lang niet alle vragen zijn ‘zwaar’”, benadrukt Jaromir. De vragen zijn ook in de app te vinden. Een bijzonderheid is dat je de vragen niet alleen schriftelijk kunt beantwoorden, maar ook vocaal: “Op die manier stel je je nabestaanden in staat om je stem nog eens te horen. Een veel geuite wens. Eén van de meest gestelde vragen aan telefoonproviders is of ze de voicemail-welkomstboodschap van een overledene mogen hebben.

Als het gesprek eenmaal gestart is, komen er gedachten en wensen op tafel. In de app kun je die wensen en gedachten vervolgens vastleggen. “Sommige dingen zijn wettelijk verplicht. Andere zaken zijn persoonlijk. Voor allebei is plek”, aldus Jaromir. “Zo biedt de app een complete checklist van wat er allemaal aan officiële zaken moet gebeuren in de eerste week na overlijden; denk aan zaken als de begrafenisondernemer bellen of een akte van overlijden krijgen. Vervolgens is er een lijst voor de uitvaart zelf: Wat voor soort muziek? Wie spreken er? Dat soort zaken. En tenslotte is er dan nog een checklist voor de fase na de begrafenis. Denk aan opzeggingen van abonnementen, het afsluiten van social media accounts en andere lopende zaken. “Zo weten veel mensen niet dat je verplicht bent een auto binnen vijf weken op naam van iemand anders over te schrijven.”

Veel zaken kun je vooraf, nog bij leven regelen en ook die kun je in de app opslaan. “Je wordt echt aan de hand meegenomen: Wat voor soort uitvaart wil je? Hoe wil je vervoerd worden? Wat voor eten en drinken is er op de begrafenis? Naar wie moet er een rouwkaart? Wat gebeurt er met je huisdieren of de erfenis? Via de knop ‘inspireer mij’ kun je bovendien ideeën opdoen, want er is tegenwoordig heel veel mogelijk om een begrafenis persoonlijk te maken. En tenslotte kun je in de app ook bepaalde herinneringen in woord en beeld vastleggen en bepalen welke ervan op de uitvaart mogen worden gedeeld.

Die inspiratie en informatie komt van de bijbehorende website en informatie is ook breder. Zo vind je daar ook artikelen over ‘wat is een hospice?’ of ‘hoe maak je een testament’? Op de website kun je met je account ook een condoleanceregister aanmaken met een QR-code die je bijvoorbeeld op de rouwkaart kunt afdrukken. Wie de code scant kan meteen een boodschap achterlaten. Het ingevulde register, met alle achtergelaten boodschappen blijft online, maar kan ook worden gedownload als PDF.

Maar alle verzamelde informatie is waardeloos als je nabestaanden er niet over kunnen beschikken. Daarom kun je in de app ‘vertrouwelingen’ vastleggen. “Mensen die bijvoorbeeld dingen doen voor of op de begrafenis, of de opdrachtgever voor de begrafenisondernemer. “Je kunt de app ook zo instellen dat na jouw overlijden alle vertrouwelingen worden ingelicht en zij de informatie krijgen waarvoor hij of zij is geautoriseerd. Een draaiboek dus eigenlijk, dat ze nodig hebben om hun taak uit te kunnen voeren.” Je kunt iedere vertrouweling aparte rechten geven in drie fases: al tijdens het leven, als je niet meer wilsbekwaam bent, of na overlijden. Al die informatie is natuurlijk uitermate vertrouwelijk en wordt dan ook niet opgeslagen in de app zelf, maar in een speciale beveiligde omgeving in de cloud. “Alles is bedoeld om het mensen gemakkelijker te maken”, benadrukt Jaromir. “Door mensen te ontzorgen in een voor hen zo emotionele tijd krijgen die de gelegenheid te rouwen.”

Naast het team van designers vakspecialisten en andere betrokkenen werkt Jaromir voor de realisatie samen met diverse andere partners: Strategic IT uit Den Haag voor de frontend diensten en Architechts uit Den Bosch die de backend verzorgt. Een belangrijke rol was en is ook weggelegd voor Involvit. “Ik ken het bedrijf omdat ik er zelf werk”, aldus Jaromir. “Maar mijn belangrijkste reden om het hierbij te betrekken is dat Involvit een speciale focus heeft op de zorgsector en daarom niet alleen de kennis en expertise heeft die nodig is, maar ook het fingerspitzengefühl voor een zo kwetsbaar onderwerp als dit. Involvit heeft het technische deel van de website, inclusief het bijbehorende condoleanceregister, gemaakt en doet ook de hosting daarvan. 

Daarnaast is ook het mechanisme waarmee de website communiceert met de app door Involvit ontwikkeld.” “De bijzondere technische uitdaging voor Involvit was dat de eis dat alle content die op de verschillende kanalen (de app, de website en het condoleanceregister) worden getoond, vanuit één systeem kunnen worden beheerd”, voegt Johan de Jong van Involvit daar desgevraagd aan toe. “Om dit mogelijk te maken hebben wij hiervoor onze multichannel-oplossing op basis van Umbraco met het WebCit framework aangewend. De content die in het Umbraco redactiesysteem worden ingevoerd wordt daardoor automatisch getoond in de app en in het condoleanceregister.”

About Time is sinds kort online. “De app is beschikbaar voor Android en Apple devices”, vertelt Mike. “Er zijn frequente updates voor veiligheid, verbeterde functionaliteit en er worden ook geregeld nieuwe functies toegevoegd.” “We kunnen nog jaren door met ontwikkelen”, voegt Jaromir daar aan toe. About-Time werkt met een prepaid tegoed. “Je kunt een tegoed voor een, vijf of tien jaar aanschaffen, voor (omgerekend) nog geen half kopje koffie per maand ontzorg je je dierbaren”, aldus Mike. Jaromir kiest bewust voor een betaald abonnement: gratis maken, dat betekent dat je op andere manieren geld moet genereren. Als we één ding duidelijk willen hebben is dat bij ons jouw privacy gewaarborgd is. Dat moet met een onderwerp als dit.” Deze maanden geldt een speciaal introductieaanbod: een tegoed voor het leven. Kijk op www.about-time.eu voor meer informatie.