Fundis versterkt de online verbinding binnen haar netwerkorganisatie

Fundis participeert als netwerkorganisatie in bedrijven die zorg en diensten leveren aan chronisch zieken en kwetsbare ouderen in de regio’s Zoetermeer, Midden-Holland en West-Utrecht. Fundis ontwikkelt, faciliteert en realiseert daarmee vernieuwing in de zorg.

In 2017 heeft Involvit op verzoek van Fundis haar intranet vernieuwd. Dit intranet is het verbindende kanaal tussen Fundis en 20 verschillende bedrijven uit de Fundis groep. Wij spraken met Diana Verkes, communicatiespecialist van Fundis, over de aanleiding, realisatie en implementatie van het nieuwe intranet.

Netwerkorganisatie die zich inzet voor kwetsbare ouderen en chronisch zieken

“Fundis is een netwerkorganisatie bestaande uit een twintigtal kleine en grote bedrijven. Deze bedrijven hebben allen een eigen verantwoordelijkheid in hun dienstverlening. De gemene deler is dat al deze bedrijven zich inzetten voor kwetsbare ouderen en chronisch zieken,” introduceert Diana haar organisatie.

Het intranet als verbindend platform tussen de Fundis-bedrijven

Verantwoordelijkheid nemen, vernieuwing realiseren en verbinding creeëren zijn kernwaarden waar Fundis groot belang aan hecht. Fundis wil met name de verbinding faciliteren tussen het Fundis-netwerk en stakeholders zoals gemeenten, woningcorporaties, huisartsen en andere eerstelijnspartijen. De contacten met de stakeholders lopen met name via persoonlijk contact. Voor de informatie-uitwisseling binnen en tussen de verschillende Fundis bedrijven werd een nieuwe intranetomgeving noodzakelijk. Een online omgeving die gebruiksvriendelijk is en toegankelijk is en voldoet aan de huidige behoeften.

Diana vertelt over de totstandkoming van het intranet: “Een paar jaar geleden hadden we een centraal intranet met daarin een kenniscentrum met documenten, protocollen en werkinstructies. Door de decentralisatie van de organisatie ontwikkelden de verschillende Fundis bedrijven eigen protocollen, documenten en instructies. Die werden toegevoegd aan het centrale kenniscentrum. Hierdoor ontstond er een onoverzichtelijke vergaarbak aan data. Medewerkers konden niet goed meer vinden welk document voor hen en de organisatie waar ze werkten van toepassing was.

Bovendien was het intranetsysteem dat we hadden verouderd. Het aanpassen en onderhouden van deze omgeving bleek tevens te duur te worden. Dus zijn we gaan kijken naar een oplossing die beter past bij de huidige structuur van de organisatie.

Ieder bedrijf heeft haar eigen informatie en communicatiebehoefte

Er moest dus een nieuwe intranetomgeving gerealiseerd worden voor de totale Fundis groep. Dit bleek een traject te zijn met een aantal uitdagingen. Eén van de uitdagingen was dat de nieuwe omgeving natuurlijk wel moest voldoen aan de behoefte van alle verschillende bedrijven onder de Fundis paraplu.

Iedere organisatie biedt een andere vorm van zorg aan en heeft een eigen doelgroep. Daar zijn dus ook per organisatie de procedures en informatiebehoeftes op afgestemd.

De nieuwe intranetomgeving moest dus zo worden ingericht, dat zowel de algemene informatie, als de organisatie specifieke informatie een logische plaats heeft binnen de omgeving en makkelijk vindbaar is. Ieder bedrijf moet haar eigen medewerker de juiste informatie kunnen aanbieden.

Documentatie overzichtelijk en goed vindbaar

Diana vertelt hierover: “Het intranet is voor alle organisaties ingericht. De verschillende bedrijven willen elkaar vooral goed kunnen vinden, dus zijn contactgegevens van medewerkers onmisbaar.

Daarnaast was er ook behoefte aan een documentbeheersysteem waarin werkinstructies, protocollen en andere type documenten kunnen worden ondergebracht en goed vindbaar en toegankelijk zijn. De algehele conclusie; er was behoefte aan een verbindend platform waarin de verschillende bedrijven elkaar kunnen vinden via het adresboek, documenten kunnen ontsluiten voor het eigen bedrijf en/of voor de bedrijven van de groep en nieuws kunnen delen.  

Er moest dus op zoek worden gegaan naar een intranetoplossing die aan deze wensen kon voldoen. Fundis heeft destijds met verschillende partijen gesproken en is uiteindelijk met Involvit in zee gegaan.

Samen als het kan, alleen als het moet

Er is een corporate look en feel ontwikkeld met een structuur die zowel centraal als decentraal gebruikt kan worden. Belangrijkste pijler is dat ieder bedrijf een eigen afgeschermd deel op het intranet heeft, waarin een deelnemend bedrijf de mogelijkheid heeft om alleen met zijn eigen medewerkers te communiceren, met een deel van de medewerkers van de andere Fundis bedrijven of om zaken met alle medewerkers van alle bedrijven te delen. “Vooral vanuit de grotere bedrijven die veel met documenten en protocollen te maken hebben, is het belangrijk om helder te houden welke documenten van toepassing zijn op de eigen organisatie. Je wil hier geen ruis op de lijn krijgen door de aanwezigheid van documenten van andere bedrijven in het kenniscentrum. Deze documenten moeten makkelijk te vinden zijn, moeten gescheiden aangeboden kunnen worden en de herkomst moet dus duidelijk zijn.

“Daarnaast is er een herkenbaar corporate deel met informatie die toegankelijk is voor alle medewerkers. Bijvoorbeeld op het gebied van vacatures, nieuws, contactgegevens en informatie vanuit de ondernemingsraad. De generieke informatie dus.”

Ook is er rekening gehouden met een stuk personalisatie als  het om eigen nieuws gaat. “Het is nu zo dat een bedrijf nieuws voor zijn eigen bedrijf beschikbaar kan stellen en dat kan afschermen voor de andere bedrijven. Maar het kan ook zijn dat een bedrijf een bepaald bericht juist ter beschikking stelt van een deel van de bedrijven of aan alle bedrijven kenbaar maakt. Ieder bedrijf kan hierin een eigen keus maken.”

Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat er vanuit een aantal overkoepelende onderdelen van de organisatie nieuws wordt gepushed. Zoals OR gerelateerde zaken, zaken vanuit Fundis en berichten vanuit de ledenorganisatie.

Involvit als partner voor het intranet

Involvit is na de inventarisatie met de intranetontwikkeling aan de slag gegaan. Diana vertelt hierover: “In het begin van het project hebben we een weg moeten zoeken in de complexiteit. Zoals de afstemming van hoe de pagina’s eruit zouden gaan zien, wie verantwoordelijk was voor welke taak en hoe het melden van issues moest worden ingeregeld. Later zijn we gebruik gaan maken van het online meldingensysteem van Involvit en dat werkte veel prettiger. Hiermee staan alle issues verzameld op één plek en is helder wat nog openstaat en wat door wie moet worden opgepakt.”

Het intranet is inmiddels opgeleverd en door de verschillende organisaties in gebruik genomen. De eerste reacties die binnen komen zijn volgens Diana erg positief: “Medewerkers vinden het nieuwe intranet overzichtelijk en toegankelijk. Zij zien een pagina voor zich die prettig leest met een overzichtelijke en duidelijke lay-out. Daarnaast blijkt ook het zoeken naar documentatie goed te werken. Met name het makkelijk zoeken binnen het kenniscentrum is  voor de praktische uitvoering in het veld van belang.”

Aandacht voor verfijning, optimalisatie en doorontwikkeling

Voor zo’n grote organisatie met verschillende bedrijven is het best knap om met zo’n project al in de beginfase voornamelijk positieve reacties te krijgen.

Natuurlijk komen er ook vragen en opmerkingen binnen. Er blijkt bijvoorbeeld behoefte te zijn om een groepsmailaccount zichtbaar te maken naast de individuele accounts. Zoals een inbox voor communicatie en voor kwaliteit. Maar ook om de documenten in de diverse kenniscentra voor iedereen openbaar te maken. Diana vertelt daarover: “Daarin zien we een kanteling ten opzichte van een tijd geleden. Toen was vooral de behoefte om een afgeschermde omgeving te hebben waar per bedrijf de eigen kennis in gedeeld werd. Nu komt er steeds meer behoefte om juist kennis met elkaar te delen. Daarover moeten wij met de verschillende bedrijven in gesprek gaan om daar de juiste invulling aan te geven.”

Het idee is om aan het einde van het 2e kwartaal met de redacteuren van de diverse Fundis bedrijven bij elkaar te komen voor een inventarisatie.

“Het intranet staat nu, maar we willen nog verder kijken naar de wensen en behoeften van de gebruikers. We hebben vanwege de kosten gekozen voor een lean en mean systeem, ook al zit het technisch best complex in elkaar door al die verschillende organisaties. Ook willen we kijken wat voor doorontwikkeling nog van toegevoegde waarde kan zijn.“

Samenwerking met Involvit als internetpartner

Diana is erg tevreden over de samenwerking met Involvit in dit project: “Wij zijn met elkaar een uitdaging aangegaan om al onze bedrijven aan te laten sluiten op het intranet. En zeker gezien alle verschillende ICT systemen en alle specifieke zaken per bedrijf, is het heel mooi dat we nu een intranet hebben waar ieder bedrijf zijn eigen omgeving in heeft. Involvit heeft goed meegedacht om te bepalen hoe we dat met elkaar kunnen realiseren. Dat was best een uitdaging maar ik denk dat we daar zeker in geslaagd zijn. Daarnaast vind ik het laagdrempelige contact met Involvit prettig. De lijnen zijn kort, dus als er iets mis is, of ik heb een vraag, dan kan ik direct bij de juiste persoon terecht en krijg ik ook snel terugkoppeling.”